Toute entreprise a besoin d’un système de communication pertinent pour optimiser la relation commerciale. Les nouvelles technologies de la télécommunication possèdent des fonctionnalités intéressantes et innovantes pour améliorer la qualité de l’accueil téléphonique. Faisons le point.
Les standards téléphoniques, une nécessité pour les entreprises
Les standards téléphoniques sont des outils de facilitation de la communication entre les collaborateurs et entre la société et ses partenaires. Ils influencent l’image et la productivité de l’entreprise. En effet, une téléphonie pertinente optimise la qualité de l’accueil vocal et simplifie la tâche des salariés.
Aujourd’hui, les technologies de téléphonie moderne comme la VOIP offrent des fonctionnalités adaptées aux systèmes de communication contemporains, d’où leur plébiscite dans le monde professionnel. Elles fonctionnent grâce à internet et offrent entre autres les services de boîte vocale, d’identification des appels, d’attentes et de statistique.
La mise en place d’une téléphonie IP est simple et ne nécessite pas de budget important ou de matériels coûteux lorsque l’entreprise possède déjà un réseau informatique. Par ailleurs, l’intégration d’un nouveau poste est facile. Rendez-vous par exemple chez Etna Technologies pour avoir de plus amples informations sur les standards téléphoniques modernes.
Le décrochage automatique
Les services d’accueil téléphonique doivent gérer souvent un nombre important d’appels entrants. Dans ce cas, le décrochage automatique décroche automatiquement puis lance un message, une musique d’attente ou présente les offres commerciales en cours pour faire patienter le correspondant.
De cette manière, les pertes d’appels sont moins fréquentes. En faisant patienter le client au bout du fil, on peut terminer les opérations en cours. Les technologies IPBX ou PABX possèdent cette fonctionnalité.
Le pré décroché doit être désactivé aux heures de fermeture du bureau, afin d’éviter de faire perdre le temps aux clients. Une autre alternative consiste à changer le message d’accueil selon la circonstance.
Les boites vocales
La boite vocale ou la messagerie est un élément essentiel dans l’accueil téléphonique dans une entreprise. C’est un système informatique et de télécommunication qui permet d’envoyer, de stocker et de récupérer les messages audio.
Dans la pratique, on enregistre un message qui donne des instructions à l’appelant lorsque la ligne est occupée ou fermée. Le correspondant peut alors laisser un message vocal. Le système alertera l’utilisateur pour consulter ses nouveaux messages lorsque celui-ci sera disponible.
La messagerie vocale est personnalisable et programmable, chaque salarié peut enregistrer son propre message. Elle peut être également utilisée pour diffuser des messages spécifiques. C’est une fonctionnalité de choix pour améliorer les communications internes et externes.
Le serveur vocal interactif
Le Serveur Vocal Interactif ou SVI est un service d’accueil téléphonique automatisé qui permet à l’appelant d’interagir avec le système hôte de l’entreprise. En effet, un serveur vocal guide le correspondant vers le service auquel il souhaite accéder en lui proposant des choix à partir des chiffres du clavier. Chaque action déclenche la réponse appropriée.
Cette technologie permet de traiter les volumes d’appels significatifs. Son efficacité réside aussi dans le fait que le client obtient l’information souhaitée, sans avoir à communiquer avec une personne. De plus, elle permet à l’entreprise de réduire le nombre de conseillers clients, de réaliser des économies importantes, d’optimiser son accessibilité et de satisfaire le maximum d’interlocuteurs.
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