Vous êtes à la recherche d’une idée originale pour promouvoir votre société ? Pourquoi ne pas organiser un événement ? Il existe différentes formes d’événements d’entreprises et quelques règles d’or à respecter au niveau de l’organisation.
Un événement d’entreprise peut être une conférence, un séminaire incentive (team building), une soirée de lancement de produit, un repas, une journée portes ouvertes, un salon professionnel, une foire commerciale, un voyage,… Un événement plus simple comme un départ à la retraite d’un membre du personnel peut également être considéré comme un événement d’entreprise.
Un événement d’entreprise ne doit pas être pris à la légère. Il engage du temps et des moyens financiers. L’événement doit donc être préparé avec soin et dans un but bien précis.
Fixer des objectifs précis
Un événement d’entreprise doit avoir un but précis. Si vous avez décidez d’organiser un événement pour faire parler de votre entreprise, vous devez définir un objectif. Souhaitez-vous faire connaître un produit ou un service particulier ? Voulez-vous acquérir de nouveaux prospects ? Souhaitez-vous motiver vos collaborateurs à promouvoir votre société ?
Vous devez donc être en mesure de déterminer les objectifs précis auxquels doivent répondre votre événement.
Déterminer le type d’événement à organiser
Lorsque les objectifs et le public visé auront été clairement définis, il vous faudra déterminer la nature de l’événement à organiser :
- Un repas
- Un séminaire
- Une conférence
- Un voyage
- Un salon professionnel
- Une foire commerciale
- Une journée portes ouvertes
- Une soirée de lancement
- …
Il vous faudra ensuite vous pencher sur la partie organisationnelle et logistique de l’événement. Il faudra ensuite déterminer la liste des intervenants et des fournisseurs.
La date et le lieu
Lorsque la nature de l’événement aura été déterminé, vous devrez naturellement choisir une date et un lieu. Il est conseillé de fixer la date plusieurs mois à l’avance afin que votre cible puisse s’organiser. D’autre part, cela vous laissera le temps pour l’organisation sans pression inutile.
Pour le lieu, il faut s’y prendre très à l’avance. En effet, certains lieux très recherchés doivent parfois être réservés plus d’un an à l’avance. Ne perdez donc pas de temps pour choisir et réserver le lieu choisi.
La préparation concrète possible
Lorsque l’événement est fixé dans le temps et dans l’espace, vous devrez passer à la phase concrète. Il vous faudra élaborer le programme. Pensez également à contacter les orateurs pour vérifier leur disponibilité et caler la date dans leur agenda. Enfin, la partie logistique doit être mise en place : location du matériel sonore, prise de contact avec le traiteur, préparation de la salle,….
Un excellent outil permettant d’éviter tout problème de dernière minute est la check-list. Il s’agit d’une liste permettant de vérifier les différentes étapes de l’organisation. Ainsi, la veille et le jour de l’événement vous pourrez vérifier que tout est en place.
Offrir des goodies pour marquer les mémoires
Durant l’événement, nous vous conseillons d’offrir des goodies et autres objets publicitaires aux participants. Ces produits personnalisés aux couleurs de votre société permettront de renforcer son image et l’impact promotionnel de l’événement. Les produits personnalisés écologiques sont particulièrement tendances et permettre de promouvoir des valeurs certainement en adéquation avec celles de votre société. Vous pouvez offrir des goodies eco responsable grace à ce site.
Félicitations ! Votre événement a été un succès. Bravo à vous mais pour finir en beauté, n’oubliez pas de remercier toutes les personnes ayant participé de près ou de loin au succès de cet événement.