Un événement est organisé de temps en temps au sein de l’entreprise, sur divers thèmes. D’ailleurs, de tels événements sont considérés comme une partie intégrante de la stratégie de communication d’une entreprise. Ainsi, organiser un événement professionnel est souvent le meilleur moyen de faire connaître l’entreprise et de développer sa notoriété. Cela a donc toute son importance, car de la réussite de l’événement dépend l’image de la société.
Bien maîtriser les activités préliminaires
Pour mieux réussir la tenue de l’événement, il faut bien maîtriser les premières étapes. Elles concernent :
- Une bonne définition de l’objectif de l’événement à tenir : informer, remercier, célébrer, motiver les collaborateurs, trouver de nouveaux partenaires, présenter une nouvelle offre ;
- Une bonne définition du thème et du format : pour le format, les choix sont multiples, du petit déjeuner à la conférence en passant par la soirée d’entreprise ; les thèmes sont choisis ainsi que les éventuels intervenants ;
- Un bon choix de la date, avec le programme et l’horaire ; bien vérifier qu’aucun autre événement du même type n’a lieu le même jour ;
- Le choix des lieux a toute son importance pour le succès de l’événement : le lieu doit être adapté aux besoins en tenant compte de la situation géographique et des facilités d’accès ;
- Enfin, envoyer des invitations, de préférence 3 semaines à l’avance pour informer les invités ou participants ; éventuellement, prévoir une relance avant le jour fixé.
Selon les décisions prises, il se peut que tenir l’événement à l’extérieur soit une solution hautement approuvée pour offrir un charme champêtre à la réception. À cet effet, il faut prévoir de louer une tente événementielle en ligne, sur un site de fournisseur spécialisé, à l’instar d’Abrifête IDF. Elle ne fera que donner un cadre parfait pour l’événement. Organiser un cocktail est l’étape finale. Pour cela, il faut se fier aux professionnels pour la nature du cocktail, chaud ou froid. Ils seront en mesure de déterminer la quantité voulue à l’égard du nombre des invités. Selon les types d’événements à tenir, il se peut que les mêmes professionnels aient à assurer le café d’accueil, le déjeuner, le goûter.
Ne pas oublier l’après-événement
Pour la réussite de l’événement, il faut que tout le monde en garde un bon souvenir. Pour y parvenir, il serait intéressant de prévoir des goodies et autres cadeaux à distribuer. Ensuite, selon l’événement, il est même recommandé de réaliser une enquête de satisfaction auprès des participants à travers un questionnaire anonyme.
Au niveau des organisateurs, il serait opportun de faire une évaluation après l’événement, afin de dégager les points forts et les faiblesses et tenir compte de ces leçons pour le futur. De même, les prestataires ayant été sollicités devront aussi être évalués.
Enfin, il ne faut pas oublier d’envoyer un compte-rendu par mail à tous les invités. Éventuellement, y joindre une fiche d’appréciation à partir de l’enquête de satisfaction.