Dans l’exercice de sa fonction, la secrétaire assure le bon déroulement d’une organisation tant sur le plan administratif que sur le plan organisationnel. Elle est aussi chargée de la gestion de l’agenda de son (ses) supérieur(s) hiérarchique(s) d’un département ou d’une société. Pour cela, vous devez mettre à sa disposition un certain nombre d’outils afin d’optimiser son efficacité.
Le tampon encreur personnalisé : principal outil d’une secrétaire
La secrétaire passe une bonne partie de sa journée dans son bureau. Elle se sert de plusieurs matériels pour traiter les papiers administratifs et surtout les courriers. Elle s’assure que chaque document administratif de l’organisation qui passe sur son bureau respecte les normes requises. La secrétaire est d’ailleurs chargée de la conception et de la mise en forme des documents administratifs, car celle-ci maîtrise plus que quiconque d’autre les normes administratives. Tous documents administratifs doivent porter les informations relatives à votre organisation. Votre secrétaire aura certainement besoin d’un tampon encreur afin de pouvoir effectuer son travail de manière efficace. Le tampon encreur en ligne se décline en plusieurs modèles et s’adapte aux exigences de chaque société, collectivité ou association. En plus des modèles classiques constitués généralement de 2 ou 3 lignes (pour renseigner le nom de la société, son adresse et son Siren), vous trouverez aussi des tampons encreurs composés de 6 lignes et de logo.
Un fauteuil de bureau adapté
La secrétaire de votre organisation, association ou collectivité passe presque toute sa journée en position assise. Cela pourrait engendrer des douleurs, notamment au niveau de sa colonne vertébrale. Pour son confort, il lui faudra forcément un fauteuil adapté à sa morphologie. Il est souhaité d’opter pour un fauteuil équipé d’accoudoirs sur lesquels la secrétaire pourrait poser ses bras. Assurez-vous aussi que le fauteuil dispose d’un renfort lombaire. Sa table de travail doit être aussi réglable et ergonomique. Le confort au travail reste primordial si vous envisagez de tirer le maximum des capacités de votre personnel.
Le matériel informatique
Le numérique a su intégrer tous les secteurs d’activité. Votre secrétaire doit être équipée d’un matériel informatique de haute qualité afin de pouvoir accomplir ses tâches avec plus de facilité.
Un bon ordinateur
La plupart des tâches réservées à la secrétaire sont effectuées avec un ordinateur. Même si l’ordinateur bureautique laisse progressivement face à l’ordinateur portatif, celui-ci reste plus adapté aux travaux de bureau. L’idéal est de disposer des deux si éventuellement les moyens vous le permettent. L’ordinateur portable peut être en effet utilisé au cours des déplacements. Il vous faudra également quelques accessoires comme les CD-ROM vierges, le disque dur externe (pour sauvegarder les fichiers lourds et essentiels) ainsi que des clés USB pour le stockage et le partage des données. Vous devez aussi vous rappeler des logiciels essentiels à cette fonction. Il s’agit de Word, Excel, PowerPoint, Outlook et OneNote. Pensez également à la protection de vos données contre les virus. L’ordinateur doit être doté d’un antivirus performant.
Une souris orthopédique
On évoque souvent dans les métiers administratifs du syndrome de la souris ou du trouble musculo-squelettique (TMS). Il s’agit d’une tendinopathie qui est souvent causée par une longue succession d’un geste répété. Le marché regorge de plusieurs sortes de souris de bureau. Vous devez opter pour une souris qui favorise une bonne position de la main. Cette dernière doit reposer dans une position naturelle. La souris orthopédique est par exemple adaptée au métier de bureau. Elle favorise une détente des muscles évitant ainsi les douleurs et les problèmes de torsion. Un tapis ergonomique qui dispose d’un rebord surélevé au niveau du poignet offre aussi un meilleur confort d’utilisation. Le poignet et la main restent dans le même alignement.
Une imprimante professionnelle
Même si certaines entreprises adoptent la politique du zéro papier, n’empêche que votre entreprise aura parfois besoin d’imprimer certains documents. La secrétaire figure parmi les professionnels qui vont plus utiliser cet appareil. Il faudrait donc équiper votre secrétariat d’une imprimante ou photocopieuse. Certains appareils permettent les impressions en A3 et des formats spécifiques.
Un casque audio adapté
Cela peut paraître anodin. Mais, votre secrétaire aurait aussi besoin d’un casque audio. Cet outil peut aussi essentiel pour les appels et les réunions virtuelles. Vous devez opter pour un outil ergonomique qui dispose d’un micro de qualité. Il faut qu’il soit aussi antibruit pour garantir une bonne qualité d’écoute.
Matériel de gestion des papiers administratifs
Le secrétariat de votre entreprise doit être doté d’un matériel destiné au rangement et au classement des dossiers. Cela permettra à la secrétaire de mieux s’organiser et de retrouver facilement les documents recherchés en cas de besoin. En plus de traiter les courriers, elle doit aussi prendre en charge tous les papiers administratifs relatifs au bon fonctionnement de la société. Toutes les lettres qui atterrissent sur son bureau par exemple doivent être archivées. Les dossiers suspendus, les classeurs et les dossiers d’archives favorisent un rangement par catégorie des documents ou courriers.
Les fournitures administratives
Le bon fonctionnement d’une entreprise passe par une bonne organisation. Il faudrait donc un matériel adéquat pour aider la secrétaire à mieux gérer l’agenda de son supérieur tout en effectuant ses tâches. Parmi les fournitures indispensables figure l’agenda. La secrétaire doit avoir son propre agenda dans lequel elle pourra noter les rendez-vous de son supérieur. Elle peut noter dans son agenda tout ce qu’elle aura à faire durant toute une journée, une semaine ou un mois. Les blocs-notes sont une alternative à l’agenda. Dans la perspective de digitalisation des entreprises, des logiciels sont conçus à cette fin. Le CRM par exemple est un logiciel qui permet de noter les activités déjà effectuées et celles qui sont à réaliser.
Même si la secrétaire est appelée parfois à se comporter comme une machine, elle ne peut jamais remplacer une machine. Vous devez donc l’aider dans son quotidien en mettant à sa disposition des équipements tels que le planning, le panneau d’affichage ou le calendrier mural. Ces équipements l’accompagnent dans son quotidien. Ils permettent à la secrétaire d’éviter les oublis. Ils permettent aussi à celle-ci de porter à la connaissance du personnel de l’entreprise certaines informations à travers des notes affichées.
Il faut donc noter qu’il existe plusieurs outils pouvant aider toute secrétaire dans l’exercice de sa fonction. Pour bénéficier du maximum du potentiel de votre secrétaire, vous devez mettre à sa disponibilité le matériel nécessaire. Cela contribuera à renforcer la notoriété de votre entreprise et à optimiser son rendement.